Система Электронного Документооборота Курсовая

      Комментарии к записи Система Электронного Документооборота Курсовая отключены

Система Электронного Документооборота Курсовая.rar
Закачек 1238
Средняя скорость 5523 Kb/s

Оригинальная работа

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

В современных условиях все большей популярностью пользуются системы электронного документооборота, которые представляют собой достаточно новое явление для Росийской Федерации. Однако сейчас в большинстве компаний приходят к пониманию необходимости создания систем поддержки документооборота и важности внедрения инструментов, реализующих электронный документооборот. Это вызвано необходимостью поддержания растущего документооборота в развивающихся компаниях и снижением затрат на его обеспечение. Помимо этого, введение системы электронного документооборота повышает управляемость компанией, уровень контроля каждого объекта управленческого учета. Поэтому создание эффективного документооборота с максимальной отдачей и минимальными затратами является важной задачей.

На данный момент за рубежом использование систем электронного документооборота находится на пике своей популярности. Очевидно, что на этом пике данная технология будет находиться достаточно долго.

Актуальность работы обусловлена следующими обстоятельствами.

Во-первых, необходимостью повышения в России динамики развития и внедрения систем ЭДО в целом, что подтверждается задачами федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002 — 2010 годы)». Еще несколько лет назад в основном только крупные компании применяли электронный документооборот в своей работе, то сейчас ситуация изменилась многие фирмы используют системы ЭДО в своей практической деятельности.

Во-вторых, существенными повышением эффективности ведения документооборота в связи с введением систем электронного документооборота.

В-третьих, востребованностью введения системы ЭДО в практическую деятельность всех отделов многих копманий. В современных условиях одним из основных направлений организации управления и его усовершенствования, приспособления к существующей рыночной ситуации стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих решений. Развитие системы электронного документооборота связано с необходимостью автоматизации документооборота, последовательного развития систем обработки и хранения данных до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих все уровни и процессы деятельности компании.

Объектом исследования является основные принципы органиации документооборота управленческой деятельности в бизнесе, также будут рассмотрены особенности работы с документами, содержащими коммерческую тайну и основные проблемы внедрения ЭДО.

1. Принципы организации документооборота управленческой деятельности

1.1 Понятие документооборота

Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами [1].

В соответствии с ГОСТ Р 51 141−98 — документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» [3].

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации их получение, обработку, переработку, использование.

Если до недавнего времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

Основу традиционного документооборота, безраздельно доминировавшего все минувшие десятилетия, составляли так называемые «бумажные» технологии, предполагавшие обращение бумажных документов.

Указанные документы (в связи с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же «дедовским» способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.

Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, уступая место документообороту электронному.

Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.

Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.

Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т. п. ), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в «бумажном» виде.

Современный документооборот организации формируется в результате организованного «слияния» трех самостоятельных информационных потоков, по которым «путешествуют» внутренние документы, входящие документы и исходящие документы

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток перемещение документов внутри предприятия.

К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов [3]. Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия.

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

1. Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение).

2. Разработка проекта документа.

3. Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами.

4. Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.

5. Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение.

6. Тиражирование и регистрация документа.

7. Доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен (до исполнителей).

8. Исполнение и контроль исполнения документа.

9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.

10. Помещение исполненного документа в дело, последующая

работа с ним (включая передачу документа в другое подразделе

ние или службу организации, а также его отправку за ее пределы),

текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Входящие документы это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи [3].

Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:

1. Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.

2. Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка).

4. Подготовка на доклад (разметка, укладка).

5. Рассмотрение, оформление резолюций.

6. Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения.

7. Отправка на исполнение (доведение до сведения соответствующих должностных лиц, включая кадровую службу предприятия).

8. Исполнение и контроль исполнения документа.

9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.

10. Помещение исполненного документа в дело, последующая

работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и спи

1. Принципы организации документооборота управленческой деятельности 4

1.1 Понятие документооборота 4

1.2 Принципы документооборота 8

2. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую тайну 10

2.1 Понятие коммерческой тайны 10

2.2 Документооборот конфиденциальных документов 13

3. Системы электронного документооборота. Проблемы их внедрения 17

3.1 Современные системы электронного документооборота 17

3.1.1 Docs Fusion и Docs Open 19

3.1.2 Documentum 20

3.1.4 Optima Workflow 21

3.1.5 «БОСС-Референт» 21

3.2 Проблемы внедрения электронного документооборота 23

3.3 Оценка эффективности внедрения электронного документооборота 25

Список использованной литературы 30

Список литературы

1. Кузнецов И. Н. , Делопроизводство, Москва, Дашков и К, 2006 год, 520 стр.

2. Алексенцев А. И. , Конфиденциальное делопроизводство, Журнал «Управление персоналом», 2003 год, 163 стр.

3. Спивак А. В. , Делопроизводство, Спб, Питер, 2003 год, 208 стр.

4. Ильина Т. Н. , Логинова А. Ю. , Романов Д. А. Правда об электронном документообороте, Москва, ДМК, 2002 год, 224 стр.

5. Корнеев И. К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. М., 2005. 204 с.

6. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело 2006. № 3

7. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы 2003. № 1

8. Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http: //www. mdi. ru/library/analit/avtom. html

9. Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Форум. 2001

10. http: //www. IT. ru/ Электронный документооборот Системы документационного обеспечения управления.

11. http: //www. cmdsoft. ru/ — Автоматизированные системы управления предприятием.

12. http: //www. cland. ru/ — Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System.

13. http. //www. eos. ru/ — Электронные офисные системы Системы документационного обеспечения.

История делопроизводства в России. Требования к электронному документу, порядок его регистрации и обработки. Использование электронной цифровой подписи. Служба штампов времени. Регистрация корреспонденции. Анализ основных функций электронного архива.

Подобные документы

Общие требования и современные программные средства систем электронного документооборота, преимущества их использования. Проблемы создания и необходимость внедрения электронного документооборота. Придание электронному документу юридической силы.

Принципы технологии электронного документооборота, системы управления им на основе web-технологий. Использование электронной почты, Microsoft Word и Excel в документоведении. Система корпоративного электронного архива. Справочно-поисковая система.

Понятие и правовое регулирование электронного документооборота. Криптографическая защита информации. Электронная цифровая подпись, назначение, сферы применения. Алгоритмы формирования и проверки электронной цифровой подписи, анализ уровня защищенности.

Основные требования, предъявляемые к электронному документу. Повышение эффективности и способствование автоматизированному управлению туристической фирмой. Создание распределенных архивов, управление проектами, корпоративного делопроизводства в компании.

Особенности и организация систем электронного документооборота. Функции электронно-цифровой подписи, схема процесса подписывания и проверки. Особенности хранения документов. Назначение, возможности, свойства, классификация и примеры реализации СЭД.

Классификация средств, принципы технологии электронного документооборота. Определение роли использования систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Значение сетевых средств на базе WEB-технологий (Internet). Система корпоративного архива.

Краткая характеристика деятельности предприятия, его целей и задач. Изучение вопросов практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе. Описание особенностей электронного документооборота ООО «Ипсос».

Концепция построения систем автоматизации документооборота. Системы электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот, Optima WorkFlow, БОСС-Референт, NauDoc. Регистрация документов, работа с поручениями. Движение документов внутри организации.

Организация архивного хранения документов в РФ. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. Составление описи. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Примеры использования систем электронного документооборота.

Системы электронного документооборота. Информационно–поисковые технологии для электронного делопроизводства. Защита электронного обмена данными и шифрование. Сетевое резервное копирование. Электронная цифровая подпись в электронном документообороте.


Статьи по теме